FRÅGA 1

Vem är ansvarig för din skolas personregister?

Svar: Det politiska organet för skolverksamheten, dvs. skolstyrelse, utbildningsnämnd eller motsvarande.
Inom kommunal skolverksamhet är det politiska organet, dvs. skolstyrelsen eller utbildningsnämnden, personuppgiftsansvarig, dvs. ansvarig för skolornas personregister. En förvaltning eller tjänsteman kan inte vara personuppgiftsansvarig.
Personuppgiftsansvarig för privata skolor/friskolor är det bolag, den stiftelse eller den juridiska person som är ansvarig för verksamheten.

OBS. Detta gäller oavsett om det är papper i pärmar eller digitalt i en databas.

FRÅGA 2

Behöver skolan tillstånd för att dokumentera din tonåring?

Svar: Nej.
1. Gymnasieförordningen likställs med en lag. Lagen säger att skolan ska hålla utvecklingssamtal. För dessa samtal är det rimligt att skolan som myndighet behöver någon form av dokumentation/underlag för att följa hur man sköter sitt uppdrag gentemot eleverna. Enligt Personuppgiftslagen (PuL) behövs inget samtycke till dokumentation/personuppgiftsbehandling när en lag är styrande.
2. Datainspektionens verksamhet går numera inte ut på att dela ut tillstånd.
För att upprätta och föra personregister behövdes tidigare en licens och ett tillstånd från Datainspektionen. En kommun behövde bara söka ett tillstånd/en licens och kunde sedan ha flera register. Sedan den 24 oktober 1998 har Datainspektionen bara beslutat om ändringar av redan befintliga tillstånd.
Det är inte längre Datainspektionens roll att besluta om eller att lämna tillstånd. I och med den nya Personuppgiftslagen (PuL) börjar gälla den 1 oktober 2001, är det upp till alla som behandlar personuppgifter att tillämpa PuL på ett korrekt sätt.
OBS. Detta gäller oavsett om det är papper i pärmar eller digitalt i en databas.

FRÅGA 3

Har målsman och/eller elev rätt att få reda på vad som finns skrivet om eleven?

Svar: Eleverna och deras föräldrar/vårdnadshavare ska informeras om de personregister som finns på skolan. Elever och föräldrar/vårdnadshavare har också rätt till utdrag ur registren.
Elevens och föräldrarnas/vårdnadshavarens intresse ses är tvärtom bara positivt. Att ta fram och visa underlag inför utvecklingssamtalen gör att denna blir ännu bättre.

OBS. Vid skolstart ska enligt PuL föräldrarna få information om:
1. Vilken information som skolan samlar.
2. Ändamålet med detta.
3. Att man när som helst har rätt till komplett registerutdrag.
4. Att man har rätt att komma med synpunkter om rättelser.

OBS. Detta gäller oavsett om det är papper i pärmar eller digitalt i en databas

FRÅGA 4

Är elevomdömen / skriftlig information om eleverna en ”allmän handling”?

Svar: Ja.
För insamling av information gäller Personuppgiftslagen (PuL). Att lämna ut information ur en myndighets (läs en skolas) personuppgiftsbehandling (register) är en annan sak. För det gäller Offentlighetsprincipen och Sekretesslagen.
Lärares egna helt ostrukturerade anteckningar kan dock klassas som "arbetsmaterial" och är då inte allmän handling.
Offentlighetsprincipen: Elevomdömen, åtgärdsprogram*** och betyg är allmän handling och ska lämnas ut enligt Offentlighetsprincipen.
*** OBS. Åtgärdsprogram som är av typen elevvårdsärende är inte allmän handling. Elevvårdsärenden kan t.ex. handla om någon form av sociala problem i elevens familjen.
Sekretesslagen: Alla allmänna handlingar ska vid fråga från "tredje person" alltid sekretessbedömas innan de lämnas ut. Den information som ur elevens synvinkel kan bedömas som känslig eleven känslig, (som kan leda till men för eleven eller elevens familj) ska INTE lämnas ut enligt Sekretesslagen. Detta bedömningsansvar är delegerat till skolans rektor.
Vid en sådan bedömning ska man också ta i beaktning vem det är som ställer frågan/vem som vill få ut informationen och för vilket syfte.

OBS. I. Detta gäller oavsett om det är papper i pärmar eller digitalt i en databas.

OBS. II. Friskolor omfattas inte av Offentlighetsprincipen. Skriftlig information är därmed inte allmän handling för elever som går på en friskola.

FRÅGA 5

Får man skriva att en elev är ”lat”?

Svar: Nej
Datainspektionens anvisningar för hur skolan ska arbeta utifrån PuL föreskriver att "Omdömen och andra värderande upplysningar om eleven som registreras skall grundas på fakta och formuleras med respekt för elevens integritet".
OBS. Detta gäller oavsett om det är papper i pärmar eller digitalt i en databas. Dessutom har lärarna inte i uppdrag att värdera elevernas personlighet utan ska istället bedöma och beskriva vad och hur eleverna gör saker.
FRÅGA 6
Hur länge ska dokumentationen sparas?
Svar: Personuppgiftslagen säger att informationen ska gallras bort när eleven slutar skolan hos en huvudman, dvs. en kommun eller en friskola. Arkivlagen styr hur länge skolans elevdokumentation ska sparas. Varje kommun ska ha en arkiveringsplan eller dokumenthanteringsplan. I den anger varje kommun hur många år (ofta 3, 5 eller 10 år) viss information ska mellanlagras innan den gallras.

Kontakta din kommun om du vill veta mer konkret hur man gör där.